Polityka prywatności

Wersja: 2.0

Data obowiązywania: 27 września 2026 r.

1. Cel i zakres

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Solutions Recruitment B.V. przetwarza dane osobowe w związku z:

• korzystaniem ze strony solutionsrecruitment.eu;
• aplikowaniem na oferty pracy;
• kontaktem z zespołem rekrutacyjnym;
• utworzeniem i korzystaniem z Portalu Kandydata;
• korzystaniem z systemu MIP6 Talent;
• udziałem w procesach rekrutacyjnych;
• pozostaniem w bazie kandydatów dla przyszłych ofert;
• relacjami z klientami, agencjami pracy i partnerami biznesowymi.

Polityka ma zastosowanie do danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2016/679 (GDPR/RODO, w Niderlandach: AVG) oraz właściwych przepisów prawa niderlandzkiego.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest:

Solutions Recruitment B.V.

Burgemeester Roelenweg 11

8021 EV Zwolle

Nederland

KvK: 86068725

E-mail: recruitment@solutionsrecruitment.eu

Telefon: +48 503 549 119

WWW: solutionsrecruitment.eu

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można kontaktować się pod adresem: recruitment@solutionsrecruitment.eu.

Jeżeli Solutions Recruitment formalnie powoła Functionaris Gegevensbescherming / Data Protection Officer (FG/DPO), jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w tym miejscu.

3. Zasady, którymi się kierujemy

Przetwarzamy dane zgodnie z zasadami:

• legalności, rzetelności i przejrzystości;
• ograniczenia celu;
• minimalizacji danych;
• prawidłowości;
• ograniczenia przechowywania;
• integralności i poufności;
• rozliczalności.

Nie zbieramy danych „na zapas” wyłącznie dlatego, że mogą kiedyś okazać się przydatne.

4. Kogo dotyczą dane

Polityka może dotyczyć:

• kandydatów i osób poszukujących pracy;
• użytkowników Portalu Kandydata;
• osób kontaktujących się z Solutions Recruitment;
• przedstawicieli klientów, agencji pracy i partnerów;
• użytkowników strony internetowej;
• osób, których dane otrzymaliśmy zgodnie z prawem z innego źródła.

5. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od etapu i konkretnej rekrutacji możemy przetwarzać:

5.1 Dane podstawowe i kontaktowe

• imię i nazwisko;
• e-mail;
• numer telefonu;
• kraj/miejsce zamieszkania, jeżeli jest potrzebne;
• numer kandydata nadany przez MIP6 Talent.

5.2 Dane zawodowe

• CV;
• doświadczenie;
• wykształcenie;
• kwalifikacje, szkolenia i certyfikaty;
• znajomość języków;
• prawo jazdy;
• uprawnienia wymagane na stanowisku;
• dostępność;
• preferencje dotyczące pracy i lokalizacji.

5.3 Dane dotyczące procesu

• oferta/oferty, do których kandydat aplikował;
• historia kontaktu;
• status profilu;
• etapy poszczególnych zgłoszeń;
• przypisany rekruter;
• informacje o przesłaniu profilu do właściwej agencji, pracodawcy lub klienta;
• decyzje i informacje uzyskane w ramach procesu;
• data rozpoczęcia lub zakończenia poszczególnych etapów.

5.4 Konto i bezpieczeństwo

• login;
• techniczne dane konta;
• tokeny aktywacyjne/resetujące w zakresie potrzebnym do działania systemu;
• logi bezpieczeństwa i dostępu;
• adres IP lub informacje o urządzeniu, jeżeli są rzeczywiście potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa albo dokumentowania zdarzenia.

5.5 Zgody i akceptacje

Możemy przechowywać informację:

• jaką zgodę/akceptację wyrażono;
• wersję tekstu i dokumentu;
• datę;
• źródło;
• datę wycofania zgody.

6. Pierwsze zgłoszenie na ofertę

Przy pierwszej aplikacji z publicznej oferty ograniczamy zakres danych do informacji potrzebnych do rozpoczęcia procesu, w szczególności:

• imię;
• nazwisko;
• e-mail;
• telefon.

CV, data urodzenia, pełny adres, języki, prawo jazdy i inne dane profilu mogą zostać uzupełnione później, jeśli będą potrzebne w danym procesie.

Złożenie pierwszego zgłoszenia może automatycznie utworzyć:

1. konto użytkownika Portalu Kandydata;
2. profil osoby w MIP6 Talent;
3. zgłoszenie powiązane z konkretną ofertą.

Kandydat może otrzymać stały numer identyfikacyjny, np. SR-000184.

Jeżeli profil przypisany do tego samego adresu e-mail już istnieje, nowe zgłoszenie może zostać powiązane z istniejącym profilem zamiast tworzenia duplikatu.

7. Portal Kandydata i MIP6 Talent

MIP6 Talent wspiera organizację rekrutacji oraz komunikację z kandydatami.

Profil osoby jest oddzielony od jej poszczególnych zgłoszeń. Jedna osoba może więc uczestniczyć w kilku procesach, a każde zgłoszenie może mieć inny status.

Po utworzeniu nowego konta system może wysłać wiadomość zawierającą numer kandydata, login, informację o ofercie i jednorazowy link do ustawienia hasła.

Hasła nie wysyłamy otwartym tekstem. Link aktywacyjny w obecnym rozwiązaniu jest jednorazowy i wygasa po 72 godzinach.

8. Cele i podstawy prawne

Solutions Recruitment każdorazowo przypisuje podstawę do konkretnego celu w wewnętrznym rejestrze czynności.

8.1 Obsługa aplikacji i prowadzenie rekrutacji

Cel:

• przyjęcie zgłoszenia;
• kontakt z kandydatem;
• weryfikacja dopasowania;
• prowadzenie etapów rekrutacji;
• organizacja procesu;
• przedstawienie kandydatury właściwym podmiotom.

Podstawa:

• art. 6 ust. 1 lit. f GDPR — uzasadniony interes Solutions Recruitment i podmiotów uczestniczących w rekrutacji, polegający na prowadzeniu zgodnego z prawem procesu rekrutacyjnego i pośrednictwa, po przeprowadzeniu wymaganej oceny interesów;
• w sytuacjach, w których przetwarzanie jest rzeczywiście niezbędne do wykonania umowy z kandydatem lub działań podjętych na jego żądanie przed zawarciem takiej umowy — art. 6 ust. 1 lit. b GDPR;
• gdy konkretny obowiązek wynika z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c GDPR.

8.2 Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f GDPR.

8.3 Dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f GDPR, wyłącznie w niezbędnym zakresie.

8.4 Pozostanie w bazie po zakończeniu konkretnej rekrutacji

Jeżeli po zakończeniu procesu chcemy przechowywać profil wyłącznie po to, aby proponować kandydatowi przyszłe oferty, wykorzystujemy odrębną, dobrowolną zgodę — art. 6 ust. 1 lit. a GDPR.

8.5 Elektroniczne informacje o nowych ofertach

Jeżeli wymagana jest zgoda na wiadomości elektroniczne, prosimy o nią oddzielnie od samej rekrutacji. Brak zgody nie wpływa na udział w konkretnej rekrutacji.

9. Zgoda nie jest ogólną podstawą całej rekrutacji

Nie żądamy od kandydata „zgody na wszystko” jako warunku zwykłej obsługi zgłoszenia.

Jeżeli przetwarzanie jest konieczne do obsługi konkretnej aplikacji, opieramy je na właściwej podstawie prawnej i przekazujemy kandydatowi wymagane informacje.

Tam, gdzie rzeczywiście korzystamy ze zgody, musi ona być:

• dobrowolna;
• konkretna;
• świadoma;
• jednoznaczna;
• możliwa do wycofania tak łatwo, jak została udzielona.

10. Skąd otrzymujemy dane

Najczęściej dane otrzymujemy bezpośrednio od kandydata:

• z formularza;
• z Portalu Kandydata;
• z CV;
• e-mailem;
• telefonicznie;
• przez kontakt z rekruterem.

W odpowiednich sytuacjach możemy otrzymać dane także:

• od współpracującej agencji/pracodawcy;
• od osoby polecającej kandydata;
• z platformy rekrutacyjnej;
• z profesjonalnego lub publicznie dostępnego źródła.

Jeżeli dane otrzymaliśmy z innego źródła, przekazujemy wymagane informacje zgodnie z art. 14 GDPR — co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca albo przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu danych, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.

11. Agencje pracy, pracodawcy i klienci końcowi

Aby przeprowadzić konkretny proces, możemy przekazać niezbędne informacje:

• agencji pracy;
• agencji pracy tymczasowej;
• przyszłemu pracodawcy;
• klientowi końcowemu uczestniczącemu w ocenie kandydata.

Nie wysyłamy profilu do dowolnych podmiotów bez związku z rekrutacją.

Podmiot, który samodzielnie decyduje o celu i sposobie dalszego wykorzystania danych, może działać jako odrębny administrator danych.

Podmiot, który przetwarza dane wyłącznie w naszym imieniu i według naszych instrukcji, działa jako podmiot przetwarzający i wymaga odpowiedniej umowy z art. 28 GDPR.

12. Inni dostawcy

Możemy korzystać z dostawców niezbędnych do działania:

• hostingu;
• infrastruktury bazodanowej;
• poczty/SMTP;
• kopii zapasowych;
• bezpieczeństwa IT;
• utrzymania strony i MIP6 Talent.

Dostęp jest ograniczony do zakresu potrzebnego do wykonywania usług. Jeżeli dostawca jest procesorem, wymagamy odpowiednich ustaleń wynikających z art. 28 GDPR.

Aktualna lista kluczowych kategorii odbiorców i informacje o transferach są utrzymywane w wewnętrznym rejestrze.

13. Transfery poza EOG

Nie zakładamy automatycznie, że każdy dostawca przetwarza dane wyłącznie w EOG.

Jeżeli występuje transfer do państwa trzeciego, stosujemy odpowiedni mechanizm wynikający z rozdziału V GDPR, np.:

• decyzję o odpowiednim poziomie ochrony;
• standardowe klauzule umowne;
• inny prawnie dopuszczalny mechanizm.

W razie potrzeby przeprowadzamy ocenę transferu i wdrażamy środki uzupełniające.

14. Szczególne kategorie danych i zdrowie

W standardowym procesie nie prosimy o dane dotyczące:

• zdrowia;
• niepełnosprawności;
• pochodzenia rasowego/etnicznego;
• religii;
• przekonań politycznych;
• orientacji seksualnej;
• innych szczególnych kategorii danych,

chyba że konkretne przetwarzanie jest zgodne z prawem i naprawdę konieczne.

Pytania o zdrowie nie są elementem zwykłej rozmowy rekrutacyjnej. Jeżeli stanowisko zgodnie z prawem wymaga badania medycznego, procedura powinna odbywać się zgodnie ze szczególnymi przepisami i z udziałem właściwego specjalisty.

15. VOG i dane o karalności

Dane o wyrokach i czynach zabronionych podlegają szczególnym ograniczeniom.

Jeżeli dla stanowiska jest wymagany VOG:

• sprawdzamy go tylko wtedy, gdy jest to zgodne z prawem i potrzebne;
• co do zasady nie przechowujemy kopii;
• możemy odnotować fakt weryfikacji i datę;
• dokument zwracamy lub usuwamy po weryfikacji, jeżeli nie istnieje szczególna podstawa do przechowywania.

16. Okresy przechowywania

16.1 Aktywny proces

Dane są przechowywane przez czas potrzebny do prowadzenia aktywnego procesu.

16.2 Proces zakończony bez zatrudnienia i bez udziału w Talent Pool

Jeżeli kandydat nie pozostaje w naszej bazie dla przyszłych ofert i nie ma innej aktywnej podstawy przetwarzania, dane dotyczące zakończonej rekrutacji usuwamy lub anonimizujemy najpóźniej w ciągu 4 tygodni od zakończenia procedury, z wyjątkiem ograniczonego zakresu danych, które musimy zachować na innej podstawie, np. dla konkretnego obowiązku prawnego lub uzasadnionej ochrony roszczeń.

16.3 Talent Pool — pierwszy okres

Kandydat może dobrowolnie wyrazić zgodę na przechowywanie podstawowego profilu i informacji potrzebnych do dopasowywania przyszłych ofert przez maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia bieżącej rekrutacji lub udzielenia zgody — zgodnie z terminem wskazanym przy zgodzie.

Brak tej zgody nie wpływa na udział w konkretnej rekrutacji.

16.4 Odnowienie Talent Pool — drugi okres

Przed końcem pierwszego okresu możemy poprosić kandydata o ponowne, aktywne potwierdzenie chęci pozostania w Talent Pool.

Jeżeli kandydat potwierdzi:

• rozpoczyna się nowy okres przechowywania, maksymalnie do kolejnych 12 miesięcy;
• zapisujemy datę, wersję i treść nowego potwierdzenia;
• kandydat nadal może w każdej chwili wycofać zgodę.

Jeżeli kandydat nie potwierdzi, profil objęty zgodą Talent Pool jest usuwany lub anonimizowany po upływie pierwszego okresu.

W efekcie profil może pozostawać aktywny łącznie do około 24 miesięcy tylko wtedy, gdy po pierwszym roku kandydat ponownie potwierdzi wolę dalszego przechowywania.

16.5 Dowody zgodności / roszczenia

Nie przechowujemy całego CV i kompletnego profilu wyłącznie „na wypadek sporu”.

Możemy zachować ograniczony zakres dowodów, np. wersję zgody/akceptacji, datę udostępnienia informacji, log udostępnienia profilu lub korespondencję potrzebną do konkretnej sprawy, jeżeli jest to proporcjonalne i konieczne dla wykazania zgodności albo ochrony roszczeń.

17. Zgoda na przyszłe oferty

Zgoda na przyszłe oferty:

• jest dobrowolna;
• nie jest warunkiem aplikowania;
• jest przechowywana wraz z wersją tekstu;
• może być w każdej chwili wycofana.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

18. Automatyzacja i profilowanie

MIP6 Talent może automatyzować czynności organizacyjne, takie jak:

• utworzenie profilu;
• nadanie numeru;
• przypisanie zgłoszenia do oferty;
• przypomnienia;
• techniczne aktualizacje statusów.

Solutions Recruitment nie podejmuje wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie automatycznego przetwarzania, chyba że konkretne rozwiązanie zostanie wcześniej ocenione pod kątem art. 22 GDPR i kandydaci otrzymają wymagane informacje oraz zabezpieczenia.

Wprowadzenie AI scoringu, automatycznego odrzucania lub rozbudowanego profilowania wymaga osobnej oceny, a w odpowiednich sytuacjach DPIA.

19. Cookies i pamięć urządzenia

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.

W nowym froncie strony wykorzystujemy funkcjonalne przechowywanie preferencji języka. Nie traktujemy tej funkcji jako zgody marketingowej.

Tracking cookies lub podobne technologie nie mogą być uruchamiane przed uzyskaniem ważnej zgody.

20. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka.

Obejmują one w szczególności:

• kontrolę dostępu;
• ograniczenie uprawnień;
• ochronę kont;
• zasady bezpiecznego udostępniania danych;
• zarządzanie kopiami zapasowymi;
• procedury obsługi incydentów;
• okresowe przeglądy dostępu i retencji.

Nie publikujemy szczegółów, które mogłyby ułatwić obejście zabezpieczeń.

21. Prawa osoby

W zależności od sytuacji możesz mieć prawo do:

• dostępu do danych i kopii;
• sprostowania;
• usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody;
• otrzymania informacji o zasadach zautomatyzowanych decyzji, jeśli mają zastosowanie.

Wniosek można przesłać na recruitment@solutionsrecruitment.eu.

Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać nadmiernych danych.

Co do zasady odpowiadamy w terminie jednego miesiąca, z możliwością zgodnego z GDPR przedłużenia terminu w przypadkach złożonych.

22. Sprzeciw wobec marketingu

Jeżeli otrzymasz komunikację marketingową lub informacje o ofertach na podstawie zgody, możesz w każdej chwili wycofać zgodę albo skorzystać z dostępnego mechanizmu rezygnacji.

Po sprzeciwie/wycofaniu możemy zachować minimalny wpis techniczny potrzebny do tego, aby ponownie nie wysłać komunikacji wbrew Twojej decyzji.

23. Naruszenia danych

Prowadzimy wewnętrzną procedurę obsługi incydentów i rejestr naruszeń.

Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla praw i wolności osób, oceniamy obowiązek zgłoszenia go Autoriteit Persoonsgegevens w terminie wymaganym przez GDPR. Jeżeli ryzyko jest wysokie, informujemy również osoby, których dotyczy, gdy wymaga tego prawo.

24. Skarga

Masz prawo wnieść skargę do:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Nederland

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Możesz też skorzystać z właściwego organu ochrony danych w innym państwie EOG, jeżeli wynika to z przepisów GDPR.

25. Zmiany Polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian:

• prawa;
• MIP6 Talent;
• Portalu Kandydata;
• sposobu rekrutacji;
• dostawców;
• kategorii danych;
• celów przetwarzania.

Na stronie publikujemy numer i datę aktualnej wersji. Istotne zmiany mogą być dodatkowo komunikowane aktywnym użytkownikom.

26. Kontakt

Solutions Recruitment B.V.

Burgemeester Roelenweg 11

8021 EV Zwolle

Nederland

KvK 86068725

recruitment@solutionsrecruitment.eu

+48 503 549 119